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Características de GoomBook

Solución Goombook

Funciones y características

Captación de Nuevos Alumnos

Captación de Nuevos Alumnos

Matriculación y gestión capacidad

Matriculación y gestión capacidad

Visión 360º del Alumno

Visión 360º del Alumno

Gestión del Profesor

Gestión del Profesor

Oferta Académica

Oferta Académica

Asistencia y control de la docencia

Asistencia y control de la docencia

Gestión y Docencia

Gestión y Docencia

Calificaciones

Calificaciones

Gestión de Empleados

Gestión de Empleados

Mantenimiento del centro

Mantenimiento del centro

Contabilidad e Impuestos

Contabilidad e Impuestos

Cash Flow management

Cash Flow management

Clientes, ingresos y cobros

Clientes, ingresos y cobros

Proveedores, gastos y cobros

Proveedores, gastos y cobros

Comunicaciones y dispositivos

Comunicaciones y dispositivos

Intranet a medida

Intranet a medida

Espacio Virtual y Microsoft Office

Espacio Virtual y Microsoft Office

Agenda y tareas

Agenda y tareas

Informes, consultas y estadísticas

Informes, consultas y estadísticas

Menús Personalizados

Menús Personalizados

Learning Management System (LMS)

Learning Management System (LMS)

Capacidades de personalización

Capacidades de personalización

LOPD, AEPD e ISO

LOPD, AEPD e ISO

Mantenimiento y Soporte

Mantenimiento y Soporte

Captación de Nuevos Alumnos

Registro y Nurturing

Se trata de analizar desde un único punto todas las solicitudes de matriculación nuevas, prever capacidades y realizar un seguimiento de las mismas a través de comunicaciones personalizadas y automáticas gracias a plantillas predefinidas.

Gestión de eventos y materiales promocionales

De forma sencilla se pueden planificar distintas acciones comerciales y de marketing para incrementar el interés por tu centro, así como controlar los materiales entregados y gastos de publicidad.

Gestor de Solicitudes

Podrás realizar el seguimiento completo comercial de los clientes o alumnos interesados (llamadas, emails, reuniones..) y sincronizar y exportar con las plantillas de Microsoft Office 365.

Marketing mediante red social privada

Con GoomBook tendrás tu propia red privada segmentada por grupos de interés y podrás invitar y comunicar experiencias a las familias y alumnos actuales, a familias interesadas, profesores...

Matriculación y Gestión de la Capacidad

Todo el ciclo desde el proceso de captación hasta la matrícula nueva:

- Personaliza el ciclo de matriculación, entrevistas, pruebas, etc… a tu medida.

- Listas de espera:
Organiza tus listas de espera por grupos.

- Digitaliza y personaliza el impreso de matrícula e información relacionada con una nueva matrícula.

Control automático de la capacidad

Se podrá estimar la capacidad y definir el máximo de plazas para cada grupo. La aplicación te avisará en caso de que matricules a un alumno y no haya plazas, dejándolos automáticamente en lista de espera.

Descuentos, liquidaciones...

Podrás aplicar varios tipos de liquidación en función del curso, materia y además se permitirá aplicar descuentos predefinidos en función de los criterios predefinidos.

Visión 360º del Alumno

Cursos

Desde un único punto tendrás toda la información actual e histórica del alumno con posibilidad de personalizar a medida los campos y de visualizarlos en cualquier idioma:

- Datos generales, domicilio, mapas…

- Actividades escolares y extraescolares

- Skills o capacidades

- Gustos y preferencias


- Incidencias y faltas de asistencia

- Calificaciones, evaluaciones, etc…

- Notas del tutor, mentor, preceptor

- Informes de evolución

- Definición de objetivos.

- Expedientes

- Gráficos e informes personalizables

Gestión del Profesor

Toda la información necesaria de un profesor relacionada:

- Datos generales de contacto, categoría…

- Evaluaciones, CV detallado, historial…

- Asignaturas que imparte

- Alumnos vinculados por tipo

- Introducción de notas de gasto y partes de trabajo

- Cálculo del coste analítico por hora de docencia

- Protocolos de actuación

- Gestión de bajas y sustituciones

Oferta Académica

Gestión de Cursos y grupos:

Creación, modificación, asignación y previsión de los cursos y grupos que ofrece el centro de forma sencilla, teniendo en cuenta alumnos actuales y potenciales.

Classroom Management

Gestionar las aulas y control del material, reserva de recursos/salas y disponibilidad de plazas en función de su capacidad.

Planning

Planificación de los contenidos, asignaturas en función de los objetivos académicos por curso. Test, training, etc…

Disponibilidad

Controla y visualiza la disponibilidad y horarios de tus profesores y alumnos.

Asistencia y Control de la Docencia

Gestión de asistencia

Un control total del centro es vital, por eso incluimos en GoomBook:

Gestión automática de incidencias por parte de los padres y tutores.

Partes de asistencia inmediato y digitalizado diario, semanal y mensual.

Estadísticas e informes a medida.

Registro de la actividad de la docencia de los profesores, tanto escolar como extraescolar.

Calificaciones

Calificaciones a medida de cada centro

Se puede personalizar el formato de las calificaciones por curso y por centro, así como la posibilidad de introducción desde cualquier dispositivo.

Medición de Objetivos

Por alumno se establecen objetivos individuales y colectivos, y pueden evaluarse tanto por profesores como por tutores.

Comunicaciones

Se pueden imprimir las calificaciones y resultados en el formato del centro y se podrán consultar de forma digital por profesores, padres y alumnos en función de las preferencias de cada centro.

Diplomas y certificados

Se pueden realizar a medida por cada profesor, curso, grupo y/o centro.

Gestión de Empleados

Administración del Personal y RRHH

Con GoomBook podrás gestionar todo el personal de tu centro.

De forma sencilla podrás tener todos los datos de tus empleados en su ficha correspondiente ( dirección, tlf, e-mail)

Y si necesitas comunicarte de forma urgente a través de la mensajería instantánea podrás comunicarte de forma online.

Control de materiales entregados, CV, cursos recibidos, etc…tanto del personal propio como de proveedores externos.

Además, se puede ampliar con una gestión completa de Nóminas de acuerdo al convenio correspondiente.

Mantenimiento del Centro

Gestión de consumibles e inmovilizado

Control del inventario de consumibles y del inmovilizado

Gestión de reparaciones y mantenimiento.

Seguros asociados

Gestión del Almacén

Controla y registra las entradas y salidas de tu almacén. En caso de que haya un descuadre, el sistema te avisará de su regularización

Materiales, Recursos y biblioteca

A través de una intranet puedes gestionar tus productos y servicios y colgarlos en Anuncios, (libros, dvds, ordenadores..)

Petición digital con identificación de fecha, del alumno o profesor, de libros, materiales, reserva de espacios….

Control de aquellos servicios no académicos que pueda ofrecer (clases particulares, transportes, excursiones..

Contabilidad e Impuestos

Gestión Contable COMPLETA

Completo software ERP Dynamics NAV adaptado al sector educación que permite la contabilización de todos los hechos económicos en un mismo sistema seguro y fiable.

Presupuestos.

Se pueden definir distintos presupuestos y escenarios a partir de partidas de ingreso y de coste definidos por el usuario y comparar con el real, por curso, por grupo e incluso por materia formativa.

Impuestos

Declaración automática del IVA, IRPF, 340, 347…

Gastos Fijos

Contabilización de los gastos fijos del centro a través de plantillas contables predefinidas por el usuario.

Amortizaciones

Registro contable automático de la contabilidad relacionada con el inmovilizado

Gestión Analítica Avanzada

Te permite definir de forma libre y sencilla, los centros de coste, partidas y unidades económicas por las cuales quieres medir la rentabilidad del centro.

Reporting

Generador de informes en EXCEL vinculado al ERP educativo que proporciona de manera sencilla toda la información y gráficos relacionados con los aspectos económicos del centro.

Cash Flow Management

Conciliación bancaria

Sistema de conciliación bancaria automática que evita errores y descuadres de caja

Control de cuentas bancarias y de la caja de cada centro

Puedes crear tantas cuentas bancarias y cajas en metálico como desees, y gestionarlas de forma sencilla comprobando el origen del movimiento, fecha, concepto…

Los movimientos de banco y caja se generan de forma automática a través de las plantillas contables, emisiones de recibos, etc…aunque se pueden introducir nuevos movimientos también de forma manual.

Previsiones de Tesorería

De forma automática obtendrá una previsión mensual y anual de su estado de caja a partir del presupuesto, de las partidas de gastos fijos y de las previsiones de cobro de matrículas y recibos.

Clientes, ingresos y cobros

Gestión de clientes

Identificación de los padres por alumnos, y diferenciación de alumno y cliente. Gestión de clientes de tipo empresas, y relaciones de personas.

Desde una ficha podrás ver todo el histórico y situación actual de deuda, recibos, anticipos, etc… Dispondrás de informes y estadísticas a medida.

Gestión contable automática a partir de diarios periódicos y plantillas de facturación.

Diferenciación analítica por tipo de ingreso.

Emisión de factura electrónica y digital con formato personalizado

Domiciliación de recibos automática por SEPA

Proveedores, gastos y cobros

Gestión de proveedores

Cada proveedor dispone de una fecha con sus condiciones de compra, contratos asociados, datos de comunicación e histórico de compras.

Gastos

Permite la contabilización de los gastos fijos periódicos, gastos de mantenimiento, personal, etc…

Pagos

Incluye la realización de pagos en formato SEPA tanto de proveedores como de nóminas de empleados

Informes a medida

De forma flexible y personalizada a cada centro, se puede obtener una visión global y detallada de las desviaciones de los gastos reales respecto del presupuesto

Comunicaciones y dispositivos

SKYPE Corporativo

Staff, profesores y alumnos estarán dentro de una red particular desde donde podrán comunicarse a través de cualquier dispositivo por SKYPE:

- Video llamada
- Chat
- Reuniones en línea
- Teléfono por VoIp

Red Social privada del Centro

A través de una red social PRIVADA y SEGURA, se puede segmentar cada uno de los grupos para que se comuniquen las novedades más importantes a padres, alumnos y profesores.

Todo ello con un sistema de gestión avanzado de usuarios y permisos.

Comunicaciones

Las comunicaciones con las familias y para las familias, se pueden organizar por temas, grupos, etc…y organizar las respuestas para ser captadas automáticamente.

Dispositivos

GoomBook puede ser utilizado desde cualquier dispositivo Android o Ios (Ipad/MAC), y por supuesto desde un PC.

Intranet a medida

Portal WEB Corporativo

Cada usuario pertenece a un Rol y tiene unos permisos para ver una determinada información: staff, profesores, alumnos y familias.

En el sitio general, se anunciarán los eventos más importantes, calendario académico, calendario festivos, etc…permitiendo distintos portales para grupos de centros educativos.

Contenidos Digitales

Cada grupo y asignatura tiene un sitio virtual donde se pone a disposición de profesores y alumnos el contenido didáctico que se va a utilizar en cada clase.

Con un potente motor de búsqueda y posibilidad de compartir de forma automática con los alumnos.

Enlace con principales portales educativos y otras Apps

En el portal se incluye un enlace con portales como AulaPlaneta, SM, Santillana… y en aplicaciones varias como Moodle, Khan Academy, etc…

En este sentido personalizamos GoomBook para cada centro dando libertad de elección a los profesores y gerentes

Espacio Virtual y Microsoft Office

En GOOMBOOK se incluyen espacios virtuales con:

-Sitio del profesor

-Sitio de la familia/padres

-Sitio del alumno

Que configuramos a medida de cada centro y según sus preferencias.

Características y beneficios:

-Con Seguridad y permisos.
-1TB de almacenamiento por usuario sin coste adicional.
-Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SWAY.

En este espacio se podrá consultar y guardar toda la documentación y materiales didácticos relacionados con el centro como: expedientes personalizados, plantillas de actas, metodología, materiales…etc.

Agenda y Tareas

Alertas, integración y organización

Al estar integrado el software educativo que afecta al centro, las tareas o eventos globales podrán configurarse para crear alarmas.

Varios calendarios

El sistema permite varios calendarios simultáneos y configurables por cada centro

Agendas propia y compartida

También permite tener calendarios propios con tareas que se cargan automáticamente en función de los procesos...

De cada uno de los centros, como horarios, excursiones, acciones puntuales, eventos, etc….tanto el staff, como profesores y alumnos.

Desde cualquier dispositivo que se conecte con GoomBook se puede consultar la información de contacto de los profesores, alumnos, etc….

Informes, consultas y estadísticas

Informes incluidos

GoomBook incluye más de 200 informes para la explotación de la información y consulta de la información desde el dato global hasta el detalle del mismo.

Informes flexibles

Cada uno de los módulos permite diseñar informes a medida del usuario de la herramienta, obteniendo en tiempo real información de la base de datos a gusto del usuario

- Utilización de filtros
- Exportación a EXCEL y a WORD, o formato PDF
- Envío por email automático
- Tablas dinámicas y gráficos

Además, se incluye la posibilidad de creación de Cuadros de Mando más complejos con herramientas de Business Intelligence para el sector educativo

Impresos oficiales

El sistema permite obtener de forma sencilla la información necesaria para cumplimentar los impresos oficiales de cada organismo y Comunidad Autónoma

Menús Personalizados

Interfaz a medida de cada ROL del Centro

Personalizamos a medida de cada uno de los Roles del Colegio la interfaz para que cada uno acceda a la información que debe acceder.

Además, cada usuario podrá personalizar su propia cinta de opciones de manera muy sencilla e intuitiva.

Pestañas o grupos de acciones

Al ser una aplicación entorno a Microsoft, es sencilla su organización en pestañas o solapas, a través de las que verás todas las áreas relacionadas y grupos o subgrupos.
En toda la aplicación se puede:

- Filtrar y ordenar los resultados por varios criterios.
- Búsqueda de funcionalidades, datos y documentos.
- Reordenar columnas, cambiar tamaño, etc…
- Exportar a EXCEL, WORD, OUTLOOK,….

Learning Management System (LMS)

LMS de GoomBook está integrado en el PORTAL WEB, desde donde los alumnos podrán ver las píldoras disponibles según su curso y registrarse.

El profesor podrá hacer un seguimiento de cuantos alumnos has completado un determinado curso, así como recibir alertas cuando lo hayan realizado.

Se cargarán cursos en el formato SCORM que previamente los profesores hayan creado.

Seguimiento de evaluaciones por parte de los profesores y alumnos.

CAPACIDADES DE PERSONALIZACIÓN

Pantalla principal

Desde el acceso principal podrás ver todos los datos relacionados de un modo global y sencillo. Es una potente ventana que permite que tengas una visión 360º del conjunto, alumnos, cliente, empleados, cursos, grupos…etc.

Tareas relacionadas y centralizadas

Desde la pantalla principal, podrás realizar muchas de las tareas que permiten realizar sobre un registro, desde matricular a un alumno a cobrar un adeudo pendiente, de manera rápida y sencilla.

Software abierto

El software permite desarrollos a medida de cada centro, nuevas entidades, procesos, informes, etc…

Configuración de Alertas y tareas

El asistente te permitirá crear alertas y tareas automáticas de acuerdo a determinadas reglas de negocio.

Multiusuario y multicentro

Goombook es multiusuario y multicentro, permitiendo que crees tantas cuentas de usuario y centros como desees.

Multilenguaje e internacional

Goombook se puede ver en varios idiomas y ser utilizado por centros de todo el mundo

SEGURIDAD, LOPD E ISO

LOPD Y AED

GoomBook cumple con la LOPD y está autorizado por la Agencia Europea de Datos

NORMATIVA ISO

GoomBook cumple con la ISO 27000 e ISO 27018

Registro de operaciones

Cada cuenta de usuario se vincula a un empleado de tu centro. El programa mantiene un registro de la cuenta y el ordenador desde los que se realizan las operaciones más sensibles.

Acceso por contraseña

Cada vez que accedas a la aplicación, lo harás con tu usuario y contraseña, de manera que se mantengan en todo momento los datos protegidos.

Niveles de acceso y seguridad

Microsoft prioriza la seguridad y la privacidad, en cada paso habrá un nivel de acceso. Administración y control del acceso de identidades y usuarios a los entornos, datos y aplicaciones.
Mediante la federación de identidades de usuario en Azure Active Directory y habilitación de Multi-Factor Authentication para obtener un inicio de sesión más seguro.

MANTENIMIENTO y SOPORTE

Actualizaciones

Al ser una aplicación basada en tecnología Microsoft, estarás continuamente actualizado. El sistema te avisará en caso de existir una nueva versión.

Soporte

Disponemos de un equipo Helpdesk que resolverá tus dudas y atenderá cuando lo necesites.

Copias de seguridad

Integración de Goombook con Microsoft Azure. Se compila sobre la premisa de que para que el usuario pueda controlar sus propios datos del cliente en la nube necesita visualizarlos, saber dónde se almacenan y conocer mediante directivas y procedimientos redactados con claridad y disponibles fácilmente:


Cómo protegemos los datos del cliente, Quién puede tener acceso a ellos y bajo Qué circunstancias.

Además semanalmente realizamos copias de seguridad.

Ayuda Online

Podrás obtener ayuda pulsando F1 en cualquier campo